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Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Pour l’organisation du séminaire de votre entreprise, deux possibilités s’offrent à vous. La première est de faire appel à des professionnels spécialisés en la matière. Vous pouvez alors visiter des plateformes comme team-building.net. Sinon, il est aussi possible de gérer l’événement vous-même.

Que vous soyez un planificateur d’événement professionnel ou un membre de l’équipe organisationnelle, ce guide pour organiser un séminaire d’entreprise vous sera utile. Nous allons vous décrire par où commencer et qu’est-ce qu’il ne faut surtout pas oublier !

Etablir le concept de son séminaire d’entreprise

En organisant un séminaire d’entreprise, vous devez avoir des objectifs bien précis. Pourquoi voulez-vous mettre en œuvre cet événement ? Quels résultats escomptez-vous ? Ensuite, définissez qui seront les cibles de ce séminaire d’entreprise. Il peut s’agir de quelques collaborateurs d’un service, des partenaires ou même des clients. 

Passez ensuite à la création du thème. Le titre doit être accrocheur pour susciter l’intérêt de vos convives. Pensez également à paramétrer le format de votre séminaire d’entreprise. Il durera combien de temps : une journée ? 3 jours ? Un week-end ? S’agira-t’il d’un dîner ou d’un brunch ? etc.

Combien ? Quand ? Où ? 

Avant de rêver au séminaire d’entreprise parfait, discutez avec vos supérieurs et votre service comptabilité. Quel est le budget alloué à votre séminaire d’entreprise ? Ensuite, veillez à garder une certaine marge par rapport aux dépenses.

En ce qui concerne le choix de la date, évitez les périodes où il y a un flux important de travail au sein de l’organisation. Il en est de même pour les jours de fête et les jours fériés. Les gens préfèreront la compagnie de leurs proches dans la plupart des cas.

Le lieu dépend majoritairement de votre budget, mais aussi du temps consacré à l’événement. Dans tous les cas, prévoyez une visite des endroits qui vous intéressent avant de choisir. Pensez toujours à la facilité d’accès, à la capacité d’accueil et aux infrastructures nécessaires pour vos activités. 

Un séminaire d’entreprise a besoin de 2 plannings

Lorsque vous prévoyez un séminaire d’entreprise, le premier planning est destiné à l’ensemble de l’aspect organisationnel. C’est primordial pour garder une vue globale sur l’évolution des préparatifs, mais également pour définir une date limite pour chaque tâche à exécuter. Réservations à effectuer, acompte à payer, intervenants à confirmer et tant d’autres attributions doivent y figurer. Ici encore, prévoyez une certaine marge pour les échéances. C’est une assurance par rapport aux imprévus.

Le second planning s’adresse à vos participants. Détaillez-y bien les horaires des activités avec les temps de pause. Distribuez ce document quelques jours avant le départ ou à l’arrivée sur les lieux.

La communication est essentielle

Comme pour tout événement, le séminaire d’entreprise nécessite la mise en place d’un plan de communication. En phase pré-événement, il sert à prévenir les invités, à les informer sur le concept et à confirmer leur présence. C’est également une manière de leur faire part des informations utiles (tenues spéciales, fournitures, etc.). 

En post-événement, la communication se concentre sur le recueil des retours par rapport au séminaire d’entreprise et aux remerciements des participants.