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La checklist pour un séminaire parfait

Le séminaire est peut-être l’événement le plus commun que les entreprises organisent. La plupart des séminaires sont programmés en 1/2 journée ou en journée complète. Pour ceux qui souhaitent créer une liste de contrôle pour la planification d’un séminaire, les éléments suivants offrent une structure de haut niveau pour la planification et l’exécution d’un tel évènement.

seminaires entreprise
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1.    Confirmer le but de l’événement

Avant de mener des recherches sur la sélection des sites, assurez-vous de bien connaître les objectifs de base de l’événement :

  • Quel est le public cible ? Cette étape vous permettra de mettre en exergue les moyens pouvant atteindre le maximum de participants, concerné par votre séminaire
  • Quel est le sujet du séminaire? Le sujet est un élément important qui pourra influencer la venue ou non des participants. Un sujet mal choisi aura des impacts négatifs sur tout votre événement puisqu’ il créera moins d’intérêt du public.
  • Où devrait être situé l’évènement ? La localisation de votre séminaire impactera également sur la présence de l’assistance. Pensez à un endroit stratégique qui vous permettra de mener à bien votre événement grâce à une logistique parfaite, mais qui pourra aussi plaire à vos invites pour diverses raisons (cadre exceptionnel, etc.…)
  • Pourquoi les gens vont-ils participer ? N’oubliez pas de mentionner dans vos objectifs l’expérience de l’assistance. Mettez en exergue l’apport que bénéficiera chaque participant après avoir été présent à votre événement.

2.    Créer un profil d’événement

Une fois que toutes les questions de base concernant l’événement seront répondues, il est temps de rechercher les lieux possibles pouvant accueillir la réunion. Il est important de travailler en étroite collaboration avec différents prestataires de services pour déterminer le type de lieu et l’endroit où le séminaire peut être le plus pratique pour l’organisateur et l’invité. La liste des idées peut être infinie : Hôtel local, Salle de conférence locale, Espace restaurant privé, Musée privé / galerie d’art…

Le cadre est également un excellent critère qui pourra influencer sur la venue des participants à votre séminaire. Si vous décidez à titre d’exemple établir votre séminaire à Saint-Tropez, cela ne pourra être qu’un grand succès dans la mesure où cette ville est connue pour son ensoleillement exceptionnel, ses longues plages de sable fin propices au farniente, ses petits villages de pêcheurs, ses îles protégées et ses vignobles réputés, … tout cela fera amplement le bonheur de vos invités.

3.    Confirmer et / ou développer l’agenda

Si vous décidez de travailler avec un planificateur d’événements, il est essentiel pour ce dernier de travailler en étroite collaboration avec vous (l’organisateur) et l’hôte de l’événement, car de nombreux détails et paramètres devront être pris en charge jusqu’ au jour J. Le planificateur d’événements doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le site pour s’assurer que tout se passe bien.

De plus, une fois que le planificateur connaît le nombre ciblé de participants et les exigences logistiques du séminaire, il doit sécuriser l’espace événementiel et les exigences connexes. La plupart des accords devraient permettre au planificateur de réduire / augmenter les besoins en nourriture et en boissons jusqu’à un certain nombre de jours avant l’événement.

Si vous avez décidé de réaliser vous-même toute l’organisation de votre séminaire, vous devrez prendre en charge toutes les missions mentionnées ci-dessus.

4.    Créer les supports de communication

Cette étape est très importante dans la mesure où ce seront vos communications qui informeront le public cible de la tenue de votre séminaire.

Article publié par un partenaire

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